Sistema onde diversos Fornecedores de Serviços podem disponibilizar seus catálogos de serviços para a Comunidade Universitária.
O solicitante é direcionado para especificar o serviço demandando e, de acordo com o tipo do serviço, a solicitação segue um trâmite para aprovação/execução específico.
Na tela inicial o solicitante deve selecionar o campus desejado, e em seguida serão apresentados os Fornecedores que atendem naquele campus.
Imagem 1.1 - Tela de visualização dos Fornecedores de Serviço
Deve selecionar o Catálogo de Serviços para então localizar o serviço demandado. O Catálogo aparece organizado em categorias. Selecionando uma categoria poderá ver os serviços disponíveis.
Imagem 1.2 - Tela de visualização dos Catálogos e dos Serviços disponibilizados por Catálogo
O solicitante deve então selecionar o serviço desejado. Na Tela seguinte poderá ver algumas orientações sobre o serviço demandado, caso disponíveis. Poderá em seguida Criar uma nova Solicitação.
Imagem 1.3 - Tela de abertura da Solicitação
O Solicitante deve selecionar o local para o atendimento. Caso o local não esteja listado, o Solicitante deve entrar em contato com o gestor do Sistema Edificações e solicitar o cadastro pelo e-mail andreia.burnier@ufv.br.
Após salvar a Solicitação, o solicitante precisa encaminhar a mesma.
Imagem 1.4 - Aviso de cadastro realizado com sucesso e botão de ação para Encaminhar a Solicitação
A partir daí a solicitação segue um fluxo de aprovação que pode variar em função do serviço demandado. Em geral requer a aprovação da chefia do órgão do solicitante e também do fornecedor do serviço.
O solicitante é informado por e-mail a cada etapa do processo de aprovação e de atendimento de sua solicitação.
O solicitante também pode, a qualquer momento, consultar pelo Sistema a situação de sua solicitação.
Ao final do atendimento o solicitante é notificado por e-mail para que possa fazer a avaliação do atendimento prestado.
As etapas para aprovação até a finalização do atendimento e avaliação do mesmo podem variar de acordo com o serviço demandado. Mas em geral seguem o fluxo abaixo:
Imagem 2.1 - Fluxograma da aprovação de uma solicitação de serviço
O solicitante deve preencher as informações da solicitação e salvar. Em seguida ele poderá fazer a qualquer o momento o encaminhamento da mesma (botão "Encaminhar Solicitação"). Desta forma a solicitação segue para a próxima etapa, que envolve a avaliação e aprovação da chefia do órgão do solicitante.
Tanto o solicitante quanto o chefe imediato recebem, por e-mail, uma notificação informando sobre sobre a necessidade da solicitação ser avaliada e, se for o caso, aprovada pelo chefe imediato.
O chefe deve entrar no Sistema, selecionar "Solicitações" onde terá acesso a aba "Pendentes Chefia". Selecionando uma solicitação o chefe poderá ver todas as informações e aprovar ou reprovar a solicitação em questão. No caso de aprovação, a solicitação segue para a gerência responsável do Fornecedor do serviço demandado.
Tanto o solicitante quando o responsável pelo fornecimento do serviço (Gerente) recebem, por e-mail, uma notificação informando sobre a necessidade da solicitação ser avaliada e, se for o caso, aprovada pelo Gerente responsável pelo atendimento.
O Gerente deve entrar no Sistema, selecionar "Solicitações" onde terá acesso a aba "Pendentes Gerência". Selecionando uma solicitação o gerente poderá ver todas as informações e aprovar ou reprovar a solicitação em questão. No caso de aprovação, a solicitação segue para o Atendimento, devendo ser alocada para uma Equipe que ficará responsável pelo seu atendimento (ver item 3 - Etapas do Atendimento de uma Solicitação de Serviço).
A partir do momento em que uma solicitação já passou pelas Etapas de Aprovação (ver item 2 – Etapas de Aprovação e Avaliação de uma Solicitação de Serviço), ela segue para o Atendimento, de acordo com a figura abaixo.
Imagem 3.1 - Fluxograma do atendimento de uma solicitação de serviço
A solicitação é inicialmente alocada para uma Gerência responsável, de acordo com o serviço demandado. Caso necessário, essa alocação poderá ser alterada pelo gerente a qualquer momento.
O gerente deve alocar uma Equipe para o atendimento da solicitação. Tanto o solicitante quanto o responsável pela equipe alocada recebem uma notificação por e-mail.
O responsável pela equipe pode alocar a solicitação para um Técnico da equipe. Nesse caso, tanto o solicitante quanto o técnico recebem uma notificação por e-mail.
O responsável pela equipe pode ainda registrar os atendimentos, finalizar o atendimento da solicitação ou, a qualquer momento, retornar a solicitação para a Gerência. Caso tenha recebido permissão, poderá também alocar a solicitação para uma outra Equipe, vinculada a mesma Gerência.
Depois de alocada para um Técnico, o mesmo pode registrar atendimentos, finalizar o atendimento da solicitação ou, a qualquer momento, retornar a solicitação para a Equipe.